Karate klubovi u toku godine učestvuju na velikom broju turnira i takmičenja, a tu su i važna polaganja članova za pojaseve. Rezultati turnira i polaganja često se bilježe ručno i na papirima i ostaju, dok ne zatrebaju-a tada ih je teško ponovo pronaći.
Karate klubovi prijavljuju svoje članove za različite kategorije: po uzrastu, težinskim klasama. Svaki rezultat, bilo da je u pitanju pobeda, osvojen poen ili diskvalifikacija se ručno bilježi tokom turnira, a ti podaci se kasnije analiziraju. Kada se na to dodaju upravljanje troškovima, transportom takmičara i dokumentacijom, treneri imaju mnogo dodatnog posla a često se dešavaju i greške.
Kako optimizovati unos ovih važnih podataka i ubrzati ceo proces da bi treneri mogli više da se bave decom i njihovim napretkom? Jedan od najboljih načina je digitalizacija. Unošenje podataka u specijalno napravljene tabele ili na “oblak” skraćuje posao i daje veće mogućnosti analize i čuvanja podataka.
U narednim redovima govorimo o najvećim izazovima koje uprava i treneri imaju tokom takmičenja, i vodimo vas kroz najefikasnije načine za arhiviranje rezultata turnira i polaganja za pojaseve u karateu.
Koji su najčešći izazovi u čuvanju podataka sa turnira i polaganja?
Članovi karate klubova se raduju turnirima i ponosno pokazuju svoje medalje, a naročito su ponosni na novi stepen u polaganju za pojaseve. Ipak, ono što je za djecu uzbudljiv događaj, za trenere i upravu predstavlja ozbiljnu organizaciju i logistiku. Koji su najčešći izazovi prilikom turnira i polaganja za pojaseve?
Kada su u pitanju organizacija, logistika i praćenje rezultata, najčešći su sljedeći problemi:
- Ručno vođenje evidencije: Mnogi klubovi još uvek koriste papirne registre ili osnovne tabele, što otežava pretraživanje i ažuriranje.
- Gubitak ili oštećenje dokumenata: Diplome, sertifikati, rezultati i druga dokumentacija mogu se lako izgubiti ili uništiti.
- Nepovezanost podataka: Rezultati turnira, polaganja za pojaseve i treninzi često se čuvaju na različitim mestima, što otežava praćenje napretka članova.
- Zakazivanje i komunikacija: Nedovoljna koordinacija između klubova, sudija i organizatora može dovesti do zbrke oko termina i mjesta održavanja turnira.
- Prijava takmičara: Ručno vođenje prijava i evidencije može rezultirati greškama i propustima.
- Praćenje rezultata: Bilježenje rezultata tokom turnira često je neorganizovano, što otežava naknadnu analizu i arhiviranje.
Pored ovih, karate klubovi se nose i sa brojnim finansijkim izazovima, najpre zbog troškova organizacije i opreme. Turniri zahtevaju sredstva za prostor, sudije, medalje i sertifikate, što može biti veliki teret za klub.
Tu su i adminstrativna opterećenja, naročito kada klub ima veliki broj članova. Tada vođenje evidencije za svakog člana postaje previše zahvtevno, a komplikuje se i komunikacija sa velikim brojem roditelja.
Digitalizacija može da pomogne da se većina ovih izazova umanji ili prevaziđe. U nastavku vam dajemo nekoliko načina da uključite digitalizaciju podataka u svakodnevni rad u karate klubu.
Kreirajte digitalnu bazu podataka gde će biti rezultati turnira
Digitalizacija podataka u karate klubu može početi jednostavnim i pristupačnim alatima, koji su često besplatni ili vrlo povoljni. Evo kako ih možete koristiti:
1. Google Sheets
Ukoliko imate svoj gmail nalog, imate i pristup Google sheets-u. Njegova prednost je što možete da mu pristupite sa bilo kog uređaja na kome imate otvoren nalog, tako da ne zavisite od pojedinačnih računara. Ovaj besplatni, jednostavni alat možete koristiti za strukturu podataka. Evo jednog primera kako to možete uraditi:
Kreirajte tabelu sa jasno definisanim kolonama, kao što su:
-Ime i prezime člana.
-Datum rođenja.
-Stepen pojasa (beležite napredak kroz godine).
-Rezultati takmičenja (ime turnira, kategorija, osvojen rezultat).
-Datum i ishod polaganja za pojas.
Kao i excel tabele, i u ovim tabelama možete jednostavno da unesete i pretražite podatke. Takođe imaju i mogućnost filtriranja koja olakšava pretragu, i korišćenja formula za analizu pa možete izračunati, recimo, broj osvojenih medalja po članu. Svaki dokument možete lako da podjelite putem linka što vam olakšava timski rad.
2. Cloud servisi poput Google Drive, Dropbox, ili OneDrive
I ovo su pristupačni servisi koji vam značajno mogu olakšati baratanje velikim brojem podataka i dokumenata, a toga ima mnogo na turnirima i takmičenjima. Kao i Google sheets, i Google drive vam je odmah dostupan i besplatan. Dropbox nudi besplatan plan sa određenim prostorom, ali vam je i to sasvim dovoljno za osnovnu arhivu.
Cloud servise možete da koristite da kreirate fascikle (foldere) za svaku godinu, a unutar svake fascikle napravite podfascikle u kojima ćete čuvati:
-Rezultate turnira.
-Rezultata polaganja za pojaseve.
-Skenirane diplome, sertifikate i fotografije sa događaja.
Zašto su cloud servisi korisni? Omogućavaju vam da sa trenerima i administracijom lako delite pristup sa bilo kog uređaja. Takoće, automatski prave kopije podataka što umanjuje rizik od gubitka dokumenata.
3. Platforma Treniraj lako
Treniraj lako je plaćeni servis koji objedinjuje sve pogodnosti tabela i cloud sistema, uz brojne dodatne mogućnosti koje ovi besplatni servisi nemaju. Ovaj alat nije generički kao ostali, već je posebno i pažljivo dizajniran da pomogne baš sportskim klubovima kroz različite funkcionalnosti.
Kako Treniraj lako može pomoći karate klubovima da bolje čuvaju i analiziraju podatke?
- Imate pristup centralizovanoj bazi podataka gde su svi rezultati turnira i polaganja za pojaseve.
- Aplikaciji mogu da pristupe treneri, članovi i uprava kluba sa svog mobilnog uređaja, a postoji i desktop verzija.
- Kalendar takmičenja olakšava planiranje i organizaciju.
- Aplikacija ima mogućnost generisanja izveštaja kao i analize statistike.
- Svi potrebni dokumenti se mogu uneti i sačuvati u sistemu, gde im se može pristupiti kroz par klikova
- Imate šablone koji vam pomažu da formatirate rezultate (na primer: ime, članski broj i rezultat).
Sve ovo vam smanjuje stres i nepotrebnu administraciju prilikom turnira i polaganja za pojaseve. Podatke koje unesete možete u svakom trenutku lako da pronađete i da imate uvid u status svakog člana svog karate kluba. Sve ove podatke mogu da vide i roditelji dece i tako i sami vide napredak svoje djece.
Zaključak
Digitalizacija nije samo korak ka modernizaciji, već i alat koji omogućava karate klubovima da bolje funkcionišu, povećaju produktivnost i pruže veću vrednost članovima. Uz jednostavne alate poput Google Sheets, Google Drive i Dropbox, digitalna baza podataka može biti lako dostižna za svaki klub. Jednostavnije ćete upravljati podacima, sigurnije ih čuvati i jednostavnije deliti sa trenerima, upravom ili članovima.
Ukoliko želite da podignete digitalizaciju podataka u svom karate klubu na još viši i napredniji nivo, Treniraj lako postaje najbolje rešenje. Saznajte više o platformi na ovom linku, a možete se i besplatno registrovati i tako najbolje uvideti sve prednosti koje vam ovaj sistem nudi.